¿Qué ocurre cada vez que entra un cliente nuevo?
Firma el presupuesto o dice que sí por teléfono, y empieza una cadena de tareas pequeñas. Alguien abre la ficha del cliente y copia los datos del correo. Otra persona crea la carpeta en la unidad compartida y le pone la misma estructura de siempre. Se envía la lista de documentos que hay que pedir. Se avisa al equipo de que hay un cliente nuevo y se manda un correo de bienvenida con los datos de contacto.
Cada paso lleva poco tiempo, pero juntos suman, y se hacen entre otras tareas. Por eso el alta se hace a ratos, cuando hay un hueco, y cada cliente recibe una bienvenida un poco distinta. A uno se le piden los documentos enseguida y a otro se le olvida durante una buena temporada. Alguien del equipo se entera de que hay un cliente nuevo porque lo ve en la reunión.
Mientras el negocio es pequeño, esto se aguanta con memoria y buena voluntad. Cuando la empresa crece, empiezan los fallos: una carpeta sin crear o un aviso que no llegó a la persona que debía recibirlo. El cliente lo nota desde el principio, y es la primera impresión que se lleva.
¿Cuáles son los pasos que se repiten?
Merece la pena escribirlos todos, porque rara vez coinciden con lo que uno cree que hace. Una lista típica:
- Recoger los datos del cliente, normalmente desde un formulario o desde un correo.
- Crear su ficha en la herramienta donde guardas a tus clientes.
- Crear la carpeta compartida con las subcarpetas que usas siempre.
- Pedir al cliente los documentos que necesitas, como contratos firmados o datos fiscales.
- Avisar al equipo y a la persona que va a llevar la cuenta.
- Enviar el correo de bienvenida.
- Proponer una primera reunión.
Tu lista será distinta. Al escribirla puede aparecer un paso que hace una sola persona y que nadie más conoce. Ese paso es el primero que se pierde cuando esa persona está de vacaciones.
¿Qué se puede automatizar y qué conviene dejar en manos de una persona?
Los pasos que mueven datos y repiten una regla se automatizan bien. Si los datos ya están en un formulario, no hay razón para copiarlos a mano en la ficha. Si cada cliente lleva la misma estructura de carpetas, un proceso puede crearla en el momento en que se registra el alta. Los avisos al equipo y el correo de bienvenida se pueden enviar solos, con el nombre y los datos correctos.
Un proceso así puede conectarse con cualquier herramienta que tenga API: tu correo y tu gestor de documentos. Las automatizaciones que montamos incluyen gestión de errores y reintentos. Si un paso falla, el sistema lo vuelve a intentar y, si sigue sin funcionar, avisa a una persona.
La decisión de aceptar al cliente ocurre antes del alta y la toma una persona. Hay otras partes que conviene dejar en manos de alguien:
- La primera conversación. Un correo de bienvenida puede salir solo, pero la reunión donde se entiende qué necesita el cliente es de tu equipo.
- La revisión de documentos delicados. El sistema puede pedirlos y archivarlos. Que estén bien lo comprueba alguien.
¿Qué conviene decidir antes de empezar?
Cuatro decisiones hacen que el proceso salga bien a la primera.
- La lista de pasos y su orden. Escríbela con la persona que hace el trabajo. Es quien conoce los detalles.
- Quién es responsable de cada paso. Y quién entra si esa persona no está.
- Qué pasa cuando falta algo. Si el cliente no manda un documento, hay que decidir quién lo reclama y cómo.
- Qué datos entran. Conviene decidir qué datos del cliente se piden, dónde se guardan y cuáles se quedan fuera del proceso automático.
Una consecuencia útil de pensar el alta así: el proceso queda por escrito. Aunque nunca lo automatices, la próxima persona que se incorpore al equipo tendrá una lista clara que seguir.
¿Cómo cambia el día a día de tu equipo?
Quien llevaba el alta a mano deja de ser el punto único del que depende todo. Cuando entra un cliente, la ficha y la carpeta se preparan a la vez y los avisos salen en el mismo momento, y esa persona se centra en lo que requiere criterio: hablar con el cliente y revisar lo delicado.
Para el cliente, el recibimiento es el mismo siempre. Recibe los mismos mensajes y se le piden las mismas cosas en el mismo orden. Eso transmite orden, y es difícil de conseguir a mano cuando hay mucho trabajo.
Cómo empezar
Escribe en una hoja los pasos del último alta que hiciste, con quién hizo cada uno y en qué herramienta. Con esa hoja ya se puede ver qué se repite y qué no.
Si quieres comprobar si tu caso encaja, escríbenos. Trabajamos a precio fijo por proyecto, entregamos todo documentado y el sistema es tuyo. Si el alta de tus clientes no es un buen candidato para automatizar, te lo decimos. Puedes ver el resto de lo que hacemos en la página de automatizaciones.